新郎新婦が心得ておきたいこと

結婚式への台風襲来の前に、新郎新婦には心得ておくべきことがあります。それは、結婚式の契約者は誰か？ということです。「そんなの決まってるじゃない」と怒られそうですが、この点の認識はとても重要です。そう、結婚式の契約者は他ならぬ、結婚式を挙げる新郎新婦の二人です。新郎新婦こそが結婚式の当事者であり、ホストであり、ゲストを招く招待者でもあります。

そうであれば、台風に限らずあらゆるトラブルやハプニングに対して当事者意識を持ち、事前の情報収集や予測、対応策を講じておく必要があるでしょう。危機が迫っているからといってオロオロしている場合ではありません。むしろ、結婚式のホストとして使命感を持って対応しなければなりません。

台風襲来が予測される場面でも、事前に気象情報や交通情報のチェック、ゲスト状況の確認を行いつつ、結婚式の決行・延期の判断と決定を行うだけでなく、ゲストへの情報提供と連絡を行う必要があります。それでは具体的にいつ・どのように対応していったらいいのか、ポイントを考えてみましょう。

結婚式に台風が直撃しそうな場合の対応

【式の一週間前】台風情報をチェックする

台風襲来に備えて新郎新婦が行動を開始するのは結婚式の「1週間前」からです。台風関連の気象情報はおおむね1週間前から出始めます。この時期に行うべきことは、台風に関する詳細な情報収集と、式場側や両親との相談です。台風の進路や規模、今後の動き、天候、交通機関の状況など、決行or延期の判断材料となる情報をなるべく多く集めてください。そして5日前に、その時点の情報と状況を整理してゲスト(招待客)へ第一報を送信しましょう。対応が早すぎることはありません。備えあれば憂いなしです。

なお、台風発生が確認されてからすぐにキャンセルや延期を決定するのはおすすめできません。なぜなら、台風による影響が明らかではない段階で利用者側からキャンセルや延期を決定すれば、全額のキャンセル料を請求される可能性があるからです。キャンセル料に関する交渉を有利に進めるためには、キャンセルや延期の決定を「台風の影響が明らかになるまで」待ったほうがいいでしょう。

【式の2～3日前】決行・延期を判断

式を決行するか延期するかの最終判断は、式の2～3日前に行います。この段階で再び台風関連の最新情報を収集・チェック・検討を行い、最終決定を下します。できるだけ精度の高い決定を行うため、気象情報、注意報、警報、ゲストの状況、交通情報など多くの情報を集めて検討しましょう。

一方、この時期に入ると台風の影響はかなり鮮明になっているはずです。仮に延期するとしても、式場のキャンセル料の交渉は進めやすくなります。

式場とゲストへの最終連絡

式の決行or延期の最終判断を下したら、速やかに式場とゲストへ最終連絡を行います。決行・延期の結果に関わらず、迅速に決定内容を伝えるのがポイントです。式場に対しては、最終決定をしたことを伝えると同時に、今後の流れと段取りについて確認を行います。一方、ゲストに対しては、決行する場合は、式場で利用できる備品や設備状況について、延期する場合は、延期日程の詳細と交通費、宿泊費のキャンセル費用の対応などについて伝えます。メッセージを送る順番は、遠方のゲストが優先です。

一方、ゲストへの最終連絡は取り急ぎメールやSNSでメッセージを送りますが、延期する場合は、メール送信後、正式にお詫び状を郵送するのがマナーです。お詫び状の書き方は、頭語や結語、時候の挨拶を入れるなど丁寧な文言を選ぶことをおすすめします。お詫び状の書き方が分からない場合は、例文を参考にしましょう。

まとめ

今回は、結婚式に台風が直撃しそうな場合の対応について紹介させていただきました。大事なポイントは次の2点です。

• 率先して対応しなければならないのは新郎新婦
• 決行の場合と延期の場合、二つのシナリオを用意する

特に難しいと感じるのは後者の方でしょう。本来なら結婚式が開催される場合のシナリオだけを用意していればいいのですが、台風の予報が出た場合はそうも行かず、結婚式が延期された場合のシナリオも想定しなければなりません。しかも、予報を確認してから式当日までの間は、2つのシナリオを同時に抱えて準備を進めていくことになります。

従って新郎新婦の二人にとっては試練の日々となりますが、見方によっては、チャンスでもあります。決行・延期のどちらを選択するとしても、適切に対処することができれば、ゲストの信頼を得るだけでなく、苦難を乗り越えた新郎新婦二人の絆も深まることでしょう。台風が通り過ぎたあとは、必ず爽やかな晴天が待っています。